KSeF_w skrócie

Nowy obowiązek fakturowania – KSeF od 2026 r.

Dla wszystkich przedsiębiorców, także Klientów naszego biura rachunkowego, kluczową zmianą w zakresie rozliczeń podatkowych i dokumentacji będzie wdrożenie obowiązkowego systemu KSeF (Krajowy System e-Faktur). Przygotowaliśmy poniżej przegląd najważniejszych informacji – kto i kiedy będzie objęty obowiązkiem, co należy zrobić, jakie korzyści i na co uważać.

1. Co to jest KSeF?

KSeF to teleinformatyczny system udostępniony przez Ministerstwo Finansów umożliwiający – wystawianie, przesyłanie, odbieranie i archiwizację faktur w formacie ustrukturyzowanym XML, z których każda otrzymuje, nadawany przez system, unikalny numer KseF.

Zasadniczym celem jest:

• Ujednolicenie procesu fakturowania, uszczelnienie obiegu faktur i zwiększenie bezpieczeństwa danych.
• Automatyzacja procesów księgowych i podatkowych, łatwiejsze przygotowanie dokumentów, integracja systemów.
• Poprawa transparentności, zwiększenie wzajemnego zaufania przedsiębiorców i szybszy dostęp organów podatkowych do dokumentów.
• Stały dostęp do faktur przez 10 lat – bez konieczności ich przechowywania samodzielnie.

2. Kiedy obowiązek wchodzi w życie?

• Od 1 lutego 2026 r. – obowiązek dla podatników, których wartość sprzedaży wraz z podatkiem VAT w roku 2024 przekroczyła 200 mln zł.
• Od 1 kwietnia 2026 r. – obowiązek dla pozostałych przedsiębiorców, w tym zwolnionych podmiotowo z VAT.
• Od 1 stycznia 2027 r. - obowiązek dla mikroprzedsiębiorców z miesięczną sprzedażą poniżej 10 tys. zł. , jeśli sami nie zdecydują się przystąpić do KSeF wcześniej.
• Uwaga: Odbieranie faktur kosztowych w KSeF będzie obowiązkowe dla wszystkich podatników już od 1 lutego 2026 roku

3. Kogo dotyczy obowiązek?

• Podatników VAT (czynnych) w Polsce, niezależnie od branży i formy prawnej.
• Także tych, którzy dotychczas korzystali z podmiotowego zwolnienia z VAT i wystawiają faktury.
• Również podmiotów zagranicznych zarejestrowanych do VAT w Polsce.

  Wyłączenia obejmują:

• Konsumentów (osoby prywatne).
• Wystawiających paragony, z numerem NIP nabywcy, z kas fiskalnych do 450 zł.
• Sytuacje szczególne przewidziane w ustawie (np. awaria – tryb offline).

4. Co trzeba zrobić? – Lista kontrolna

Poniżej proponujemy kroki, które zalecamy podjąć już dziś, by sprawnie wdrożyć KSeF:

• Oprogramowanie: Sprawdzenie, czy używane oprogramowanie fakturowo-księgowe wspiera interfejs KSeF lub czy producent zapowiedział aktualizację (integrację API KSeF).
• Procedury wewnętrzne: Przegląd procedur – kto w firmie będzie wystawiał faktury w KSeF, kto odbiera faktury kosztowe i jak wygląda archiwizacja poza systemem (jeśli jest wymagana).
• Szkolenie: Przeszkolenie pracowników odpowiedzialnych za fakturowanie/księgowość: nowe formaty, zmiany w procesie, uprawnienia, terminy.
• Integracja: Integracja systemu lub przygotowanie się do korzystania z bezpłatnej aplikacji udostępnionej przez Ministerstwo Finansów – również aplikacji na urządzenia mobilne.
• Testowanie: Przygotowanie się na okres przejściowy – warto testować rozwiązania wcześniej.
• Monitoring: Monitorowanie komunikatów na stronie rządowej: https://ksef.podatki.gov.pl – tam znajdują się najnowsze informacje i dokumentacja.

5. Korzyści i wyzwania

Korzyści:

• Usprawnienie procesu fakturowania i archiwizacji (mniej papieru, mniej błędów).
• Możliwość automatycznej integracji z systemami księgowymi.
• Lepszy dostęp do danych dla przedsiębiorcy i dla biura rachunkowego.
• Większa transparentność i redukcja ryzyka błędów formalnych.

Uwagi i wyzwania:

• Konieczne może być dostosowanie systemu IT i procedur wewnętrznych firmy.
• Wymagana jest współpraca z producentem oprogramowania lub wybór rozwiązania wspierającego KSeF.
• Choć sankcje za brak stosowania KSeF zostały odroczone do końca 2026 r., nie oznacza to, że można działać bez przygotowania.
• Warto zwrócić uwagę na odbieranie faktur kosztowych poprzez KSeF (nie tylko wystawianie) – odbiorca musi być gotowy na ten proces.

6. Podsumowanie i linki

Podsumowując – wdrożenie KSeF to obowiązek, który stanie się rzeczywistością od lutego/kwietnia 2026 r. Warto rozpocząć przygotowania już teraz, by uniknąć pośpiechu i potencjalnych problemów.

Poniżej przydatne linki:

• Oficjalna strona systemu KSeF: https://ksef.podatki.gov.pl

• Podręczniki KseF (pliki do pobrania): https://ksef.podatki.gov.pl/pliki-do-pobrania-ksef-20/